1. PRIVACY VERKLARING
In deze Privacy Policy wordt uitgelegd welke persoonsgegevens Bolk Transport (“Bolk”) en de met haar verbonden ondernemingen van u verzamelt via onze interactie met u en via onze diensten en producten, op welke wijze dat gebeurt, waarvoor wij de persoonsgegevens gebruiken, hoe lang wij persoonsgegevens bewaren, hoe u de door ons bewaarde persoonsgegevens kunt inzien en kunt aanpassen en hoe uw persoonsgegevens bij ons zijn beveiligd.
1.1 BEDRIJFSGEGEVENS BOLK
Bolk Transport B.V.
Plesmanweg 3
7602 PD ALMELO
Nederland
Tel: +31 (0)546 480 480
Mail: info@bolk.nl
KvK Enschede: 06061273
1.2 VRAGEN
Bij vragen over onze Privacy Policy, het uitoefenen van uw rechten, of verzoeken met betrekking tot transparantie, kunt u contact met ons opnemen per post en telefoon op basis van bovenstaande gegevens of via de persoonlijke communicatiekanalen die u met Bolk heeft.
2. TOEPASSELIJKHEID ALGEMENE VERORDENING GEVENSBESCHERMING (AVG)
Bij de verwerking van gegevens kan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) van toepassing zijn. We spreken hier verder van AVG. De AVG is van toepassing wanneer er sprake is van een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, maar ook op de handmatige verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waar ze voor worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat uw persoonsgegevens zijn beveiligd;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waar ze voor zijn verstrekt;
- U wijzen op de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?
Wij verwerken de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, bijvoorbeeld in het kader van de levering van producten en/of diensten aan u, of door ons zijn verkregen doordat u gebruikt heeft gemaakt van onze digitale diensten, onze website, een contactformulier heeft ingevuld of heeft aangemeld voor onze nieuwsbrief of voorkeuren heeft aangeven welke informatie u van ons wilt ontvangen.
De persoonsgegevens die wij van u verwerken kunnen de volgende zijn:
- Uw naam
- Uw (bedrijfs-) adres
- Uw functie binnen het bedrijf waar u werkzaam bent
- Uw contactgegevens zoals telefoonnummer, adres, mailadres, gegevens van uw Social Media
- Geboortedatum en -plaats
- Het IP-adres van de computer waarmee u onze website bezoekt.
- Bankrekeningnummers
- Gegevens van identiteitsbewijzen (pasfoto en Burgerservicenummer)
4. VERWERKINGSDOELEN: WAARVOOR VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Bolk gebruikt de gegevens die worden verwerkt voor:
- Haar bedrijfsvoering
- Recruitment
- Levering van producten en diensten
- Verbetering van producten en diensten
- Organiseren van evenementen
4.1 BEDRIJFSVOERING
Bolk als werkgever is op grond van artikel 28 Wet op de Loonbelasting verplicht om een kopie of scan van het identiteitsbewijs van haar werknemers op te nemen in de loonadministratie.
Van het identiteitsbewijs wordt een kopie of scan gemaakt op het moment dat een werknemer bij Bolk in dienst komt. Zo kunnen wij later aantonen dat onze werknemers zich goed gelegitimeerd hebben en zij legaal in Nederland waren. De kopieën van de door ons verwerkte identiteitsbewijzen worden verder gebruikt voor controles op de werkvloer door bijvoorbeeld de Inspectie SZW.
4.2 LEVERING EN VERBETERING VAN PRODUCTEN EN DIENSTEN
Bolk is verder een business-to-business company en levert dus producten en diensten aan bedrijven en niet zozeer aan consumenten.
Wij verzamelen (persoons-)gegevens die u aan ons heeft verstrekt in het kader van het leveren van die producten en diensten om u zo goed mogelijk te kunnen informeren over onze producten en diensten en deze aan u te kunnen bieden.
Verder is het gebruik van uw persoonsgegevens ook mogelijk voor communicatie met klanten en gebruikers van onze digitale diensten, bijvoorbeeld voor het verstrekken van informatie over gebruikersaccounts, beveiligingsupdates en productinformatie.
4.3 RECRUITMENT TEN BEHOEVE VAN BOLK
Persoonsgegevens gebruiken we voor recruitment ten behoeven van Bolk en haar groepsondernemingen. Deze persoonsgegevens kunnen we verstrekken aan deze ondernemingen.
4.4 BOLK-EVENEMENTEN
Voorafgaand aan een evenement vragen wij bezoekers om toestemming voor het maken van foto’s, video- en of geluidsopnames. Deze opnames worden bewaard en mogen ook worden gebruikt voor interne/externe communicatie doeleinden van Bolk, met behulp van online en offline middelen, zowel voor commerciële doeleinden als recruitment. Bezoekers en deelnemers aan dergelijke evenementen kunnen voorafgaand aan het evenement ook laten weten dat zij niet herkenbaar op materiaal dat voorkomt uit de evenementen wensen voor te komen. Bij de verwerking van het materiaal houden wij rekening met hun hun bezwaren.
5. HOE WORDEN PERSOONSGEGEVENS BIJ ONS BEWAARD?
Persoonsgegevens worden door Bolk onder andere opgeslagen in de volgende databases:
- Exact/Afas
- Modality
- Microsoft Office 365 producten
- MailChimp
- Habimat en Avaya telefoons
Deze lijst met belangrijkste databases is gebaseerd op een inventarisatie op de datum waarop deze Privacy Policy werd opgemaakt en kan wijzigen.
6. MET WIE KUNNEN UW GEGEVENS WORDEN GEDEELD?
Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan:
- Andere Bolk ondernemingen en ondernemingen waar Bolk een meerderheidsbelang in heeft.
- Klanten waarvoor wij diensten of beheerfuncties vervullen
- Social Media
- Opdrachtgevers, leveranciers of onderaannemers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties.
6.1 GRONDSLAG VERSTREKKING PERSOONSGEGEVENS
Gegevens verstrekken aan bovengenoemde partijen doen we niet “zomaar”. Hiervoor moet een grondslag van verstrekking aanwezig zijn. De verstrekking geschiedt op basis van:
- Een gerechtvaardigd belang
- Wettelijke verplichting en/of
- Ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de hiervoor genoemde doelen
- Toestemming
Bolk heeft in haar verwerkingsregister de van toepassing zijnde grondslag toegevoegd.
Bolk hanteert de volgende uitingen als het verstrekken van toestemming:
- Uitwisselen van visitekaartjes
- Verzoek tot informatie
- Offerte aanvraag
- Uitvoering van een opdracht
- Toestemming voor gebruik van gegevens per email/Litemailer
7. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
We sluiten met verwerkers van persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst. Deze verwerkersovereenkomst leggen we vast in een verwerkingsregister.
In dit verwerkingsregister zijn de volgende zaken opgenomen:
- De naam en contactgegevens van de verantwoordelijke;
- De doeleinden waarvoor de gegeven worden verwerkt;
- De categorieën gegevens (zoals NAW-gegevens, contactgegevens, betaalgegevens);
- De categorieën betrokkenen (bijvoorbeeld: klanten, werknemers, leveranciers);
- De categorieën ontvangers (aan wie worden de gegevens verstrekt?);
- Informatie over eventuele doorgifte van gegevens naar landen buiten de EU;
- De bewaartermijnen van de gegevens;
- De manieren waarop gegevens zijn beveiligd (bijvoorbeeld: encryptie, toegangscontrole, etc.)
7.1 VERWERKINGSREGISTER
Aangezien Bolk geen verplichting heeft tot het benoemen van een functionaris voor gegevensbescherming is deze niet opgenomen in het verwerkingenregister. Bolk heeft in plaats daarvan de rollen van proceseigenaar en een applicatiebeheerder opgenomen in het verwerkingsregister. Hierbij wordt gesteld dat de eigenaar nooit dezelfde persoon kan zijn als een applicatiebeheerder, waardoor het “vier ogen”-principe wordt gerealiseerd. De doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, heeft Bolk vertaald naar het proces waarvoor de desbetreffende persoonsgegevens worden gebruikt. In dit verwerkingsregister is ook de bewaartermijn opgenomen en geregistreerd waar de gegevens worden gehost: NL, EU of buiten de EU.
8. COOKIES
Bolk registreert data met betrekking tot het gebruik van deze website. Dit houdt in het aantal bezoekers, de bezochte pagina’s en de karakteristieken van de gebruikte webbrowsers. Met deze data is Bolk in staat om haar website te verbeteren en aan te passen naar de wensen van de gebruiker. Cookies worden in dit proces gebruikt. De website plaatst cookies op uw computer of telefoon voor geanonimiseerd gebruik van Google Analytics. De software zal een cookie op uw computers hard drive plaatsen om zo uw betrokkenheid en gebruik van de website te volgen en te bekijken, maar zal geen persoonlijke informatie opslaan of verzamelen.
9. RECHTEN VAN BETROKKENEN
Iedere persoon kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens of vragen dit gebruik te beperken. In bepaalde gevallen kunt u zelfs uw gegevens opvragen en meenemen naar een andere partij. Neemt u voor al deze vragen contact op via ons telefoonnummer of info@bolk.nl.
10. BEWAARTERMIJNEN
Uw persoonsgegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor het doel waarvoor wij de gegevens hebben verkregen, tenzij er een wettelijke bewaartermijn geldt.
11. KLACHTEN?
Als u klachten hebt over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen door een mail te sturen naar
INFO@BOLK.NL of ons te bellen. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.
